Zpracování osobních údajů
ve smyslu č. 12-14 nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)
ve spojení s § 8 zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů
Informace o zpracování osobních údajů, které jsou níže uvedeny, popisují základní východiska a pravidla pro zpracování osobních údajů fyzických osob při výkonu přenesené a samostatné působnosti, příp. plnění dalších úkolů správce.
Zpracování osobních údajů provádí z pozice správce statutární město Brno, se sídlem Dominikánské nám. 196/1, 602 00 Brno, IČO: 449 92 785, městská část Brno-Královo Pole, Palackého tř. 1365/59, 612 93 Brno, ID DS: xyxbwjb, tel. 541 588 111, podatelna@krpole.brno.cz (dále také jen „Městská část Brno-Královo Pole“ nebo „správce“).
Základní pojmy
Osobním údajem je jakákoliv informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjektu údajů); například jméno, příjmení, jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
Zvláštní kategorií osobních údajů jsou osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.
Správcem je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; jsou-li účely a prostředky tohoto zpracování určeny právem Unie či členského státu, může toto právo určit dotčeného správce nebo zvláštní kritéria pro jeho určení.
Subjektem údajů jsou fyzické osoby, k nímž se konkrétní osobní údaje vztahují.
Zpracovatelem je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.
Zpracováním osobních údajů je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
Účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, právní základ pro zpracovaní a zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu
Zpracování je zákonné, pouze pokud je splněna nejméně jedna z těchto podmínek a pouze v odpovídajícím rozsahu:
- Čl. 6 odst. 1 písm. a) – zpracování na základě souhlasu;
- Čl. 6 odst. 1 písm. b) – zpracování pro účely plnění smlouvy;
- Čl. 6 odst. 1 písm. c) – zpracování nezbytné pro plnění právní povinnosti;
- Čl. 6 odst. 1 písm. d) – zpracování nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby;
- Čl. 6 odst. 1 písm. e) – zpracování nezbytné pro výkon veřejné moci, kterým je obec pověřena;
- Čl. 6 odst. 1) písm. f) - zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce.
Právním základem zpracování osobních údajů jsou právní předpisy upravující výkon samostatné a přenesené působnosti správce. Jedná se zejména o zákon č. 128/2000 Sb., zákon o obcích, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 183/2006 Sb., o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 85/1990 Sb., o právu petičním, ve znění pozdějších předpisů a další právní předpisy. Pokud správce vystupuje v soukromoprávních vztazích, je právním základem zpracování zejména zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, a předpisy související.
Není vyloučeno zpracování osobních údajů na základě jiných právních předpisů upravujících výkon samostatné a přenesené působnosti správce.
Správce může zpracovávat osobní údaje na základě oprávněného zájmu pouze tehdy, nejedná-li se o výkon veřejné moci (např. jako zaměstnavatel vůči zaměstnancům) nebo na základě poskytnutého souhlasu, příp. pro ochranu životně důležitých zájmů, primárně však zpracovává osobní údaje z titulu výkonu veřejné moci a plnění právní povinnosti.
Kategorie zpracovávaných údajů a zdroje údajů
Správce zpracovává následující kategorie osobních údajů fyzických osob:
- identifikační údaje (akademický titul nebo dosažené vzdělání, jméno, příjmení včetně předchozího nebo rodného příjmení, datum nebo místo narození, rodné číslo, adresa trvalého bydliště nebo předchozích míst pobytu, doručovací adresa, státní občanství atd.);
- kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa, ID datové schránky atd.);
- osobní údaje zvláštní kategorie (osobní údaje nezletilých osob, údaje o zdravotním stavu nebo zdravotním znevýhodnění atd);
- další údaje dle vykonávané agendy.
Výčet kategorií zpracovávaných osobních údajů je ve vztahu ke konkrétním agendám Městské části Brno-Královo Pole uveden v Přehledu evidence osobních údajů jednotlivých odborů.
Příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů
Osobní údaje mohou být předány smluvním zpracovatelům (např. auditní činnost, správa IT, právní, účetní a daňové poradenství). Pokud je smluvní partner v pozici zpracovatele, jsou splněny všechny povinnost vyplývající z čl. 28 obecného nařízení o ochraně osobních údajů.
Osobní údaje mohou být předány soudům nebo soudním exekutorům a notářům, příp. advokátním kancelářím za účelem ochrany právních nároků správce. Není vyloučeno předání dalším subjektům dle konkrétní činnosti správce.
Způsob, jak budou osobní údaje zpracovávány a doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo kritéria použitá pro stanovení této doby
Osobní údaje budou zpracovány manuálně i automatizovaně, v listinném nebo v elektronickém formátu. Primárně zpracování osobních údajů provádí Městská část Brno-Královo Pole prostřednictvím svých zaměstnanců, pro některé činnosti ale využívá služeb externích dodavatelů.
Správce přijal vhodná technická a organizační opatření́, aby zajistil náležitou ochranu osobních údajů před náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou, neoprávněným zveřejněním nebo jinými formami nezákonného zpracování. Správce klade důraz na průběžnou kontrolu nastavených opatření tak, aby bylo zabezpečení osobních údajů nastaveno konstantně na adekvátní úrovni.
Základními zásadami, které správce používá, jsou:
- zásada zákonnosti, korektnosti a transparentnosti;
- zásada účelového omezení;
- zásada minimalizace
- zásada přesnosti;
- zásada omezení uložení;
- zásada integrity, dostupnosti a důvěrnosti.
Doba uložení se řídí zvláštními právními předpisy upravujícími činnost správce v rámci konkrétního účelu zpracování nebo s ohledem na ochranu práv správce. Úložná doba bude stanovena vždy rovněž v souladu s právními předpisy, zejména se zákonem č. zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Práva subjektů údajů
V souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů máte právo požadovat od správce:
- přístup k osobním údajům;
- opravu a výmaz osobních údajů;
- omezení zpracování a;
- přenositelnost údajů;
případně máte právo vznést proti zpracování námitku nebo kdykoliv odvolat poskytnutý souhlas se zpracováním osobních údajů.
Dále máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
Kontaktním místem pro uplatnění těchto práv je v první řadě pověřenec pro ochranu osobních údajů. Pokud bude žádost subjektu údajů podána bez úředně ověřeného podpisu žadatele nebo nebude opatřena kvalifikovaným elektronickým podpisem, příp. nebude podaná prostřednictvím datové schránky žadatele, správce přistoupí před vyřízením žádosti k ověření totožnosti žadatele.
Skutečnost, zda je poskytování osobních údajů zákonným či smluvním požadavkem a poučení ohledně možných důsledků neposkytnutí těchto údajů
Poskytnutí osobních údajů je zejména zákonným požadavkem a souvisí s plněním právních povinností, které jsou správci uloženy. Pokud správce vystupuje jako účastník občanskoprávního vztahu, je poskytnutí osobních údajů zpravidla smluvním požadavkem a je nezbytné pro uzavření smlouvy, respektive předsmluvní jednání.
V případě, že je zpracování osobních údajů založeno na poskytnutí souhlasu, je subjekt údajů vždy poučen o možnosti odmítnout udělení souhlasu nebo souhlas kdykoliv odvolat, přičemž odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu před jeho odvoláním.
Upozornění na provádění automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilovaní nebo postoupení osobních údajů mimo EU
Městská část Brno-Královo Pole neprovádí automatizované individuální rozhodování ani profilování. Osobní údaje nejsou předávány do třetí země nebo mezinárodní organizaci.
Další informace o zpracování osobních údajů poskytne pověřenec pro ochranu osobních údajů. Tuto funkci vykonává pro Městskou část Brno-Královo Pole společnost LAWYA advisors s.r.o., IČO: 066 66 761, se sídlem Králova 298/4, Žabovřesky, 616 00 Brno. Kontaktní osobou v rámci této společnosti, na kterou se můžete obrátit se svými dotazy, je Mgr. Ivana Šilhánková, poverenec@lawya.cz, +420 770 606 082.